Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử bằng ECUS5 – Cầm tay chỉ việc, chi tiết và cụ thể từng bước giúp cho tất cả các bạn, ngay cả các bạn mới bắt đầu cũng có thể hiểu rõ và khai báo một tờ khai hải quan điện tử một cách dễ dàng nhất.
Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử như Thái Sơn, FPT…nhưng phổ biến nhất là phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS 2018 của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn.
Trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS 2018 hiện nay có thể khai hầu hết tất cả các loại hình xuất nhập khẩu khác nhau, ngoại trừ loại hình xuất nhập khẩu hàng cá nhân còn cần phải khai trên tờ khai giấy. Trong bài viết này chúng tôi không thể hướng dẫn chi tiết khai báo hết tất cả các loại hình được, nên chúng tôi sẽ lấy ví dụ minh họa về khai báo hải quan điện tử cho lô hàng nhập khẩu bằng đường biển hàng nguyên container về cảng Cát Lái (HCM).
Đầu tiên, chắc chắn là các bạn phải download phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS 2018 (các bạn có thể vào đường link sau download trực tiếp và có hướng dẫn cài đặt: http://thaison.vn/tai-phan-mem/ecus-2018)
Sau khi cài đặt và khởi động thành công phần mềm, các bạn bắt đầu khai báo hải quan điện tử theo các bước sau:
BƯỚC 1: Thiết lập thông tin doanh nghiệp và Thông tin tài khoản người sử dụng VNACCS
HƯỚNG DẪN KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG ECUS5 – CẦM TAY CHỈ VIỆC
HƯỚNG DẪN KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG ECUS5 – CẦM TAY CHỈ VIỆC
Các bạn chọn mục “Hệ thống” => “7.1 Danh sách khách hàng (Với đại lý)”. Chọn “Thêm mới”, sẽ hiện ra khung “Khách hàng” như hình trên.
Các bạn nhập lần lượt đầy đủ thông tin doanh nghiệp: Mã doanh nghiệp (Mã số thuế), Tên doanh nghiệp, Địa chỉ, Điện thoại, Fax (nếu có).
Phần “Account truyền dữ liệu tới hải quan V4” các bạn không cần nhập.
Quan trọng chủ yếu là phần “Thông tin tài khoản người sử dùng VNACCS”. Bao gồm 4 thông số: User code, Password, Terminal ID, Terminal access key. Những thông số này sau khi doanh nghiệp đăng ký chữ ký số, bên nhà cung cấp chữ ký số sẽ gửi cho doanh nghiệp.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, các bạn bấm “Ghi” rồi “Đóng” tab này lại.
BƯỚC 2: Chọn doanh nghiệp khai báo và Thiếp lập thông số khai báo VNACCS
HƯỚNG DẪN KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG ECUS5 – CẦM TAY CHỈ VIỆC
Chọn mục “Hệ thống” => “7. Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu”
Sẽ hiện ra khung “Chọn doanh nghiệp khai báo” như hình trên.
Các bạn chỉ cần nhập “Mã doanh nghiệp”, các thông tin khác sẽ tự động hiển thị như thông tin các bạn đã nhập vào ở bước 1.
Chọn “Hải quan khai báo”. Tùy theo nơi bạn mở tờ khai (tại Chi cục hải quan cửa khẩu or Chi cục hải quan quản lý doanh nghiệp của bạn) thì bạn sẽ chọn Chi cục hải quan phù hợp. Ở bài viết này cụ thể là hàng về cảng Cát Lái (HCM) nên mình sẽ chọn mã 02CI: Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I.
Sau đó các bạn bấm “Chọn”
HƯỚNG DẪN KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG ECUS5 – CẦM TAY CHỈ VIỆC
HƯỚNG DẪN KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG ECUS5 – CẦM TAY CHỈ VIỆC
Tiếp đến các bạn vào mục “Hệ thống” => “Thiết lập thông số khai báo VNACCS”
Chọn “Chi cục hải quan (VNACCS)”: 02CI – Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I
“Bộ phận xử lý tờ khai nhập”: 01 – Đội thủ tục hàng hóa Nhập khẩu
“Bộ phận xử lý tờ khai xuất”: 02 – Đội thủ tục hàng hóa Xuất khẩu
Ở phần “Thông tin tài khoản người sử dụng” cũng giống như thông tin đã nhập ở bước 1. Nếu chưa có, để nhanh các bạn có thể bấm F9 sẽ hiện ra tab để chọn, không cần phải nhập lại.
Sau đó các bạn bấm “Ghi” và “Đóng” khung này lại.
BƯỚC 3: Khai báo tờ khai hải quan điện tử (Cụ thể: Khai tờ khai nhập khẩu)
Chúng ta đã vừa hoàn thành thiết lập xong các thông tin cơ bản và quan trọng nhất để có tiến hành khai báo một tờ khai hải quan điện tử.
Sau đây chúng ta sẽ bắt đầu nhập thông tin chi tiết lô hàng để khai báo hải quan điện tử.
Chọn mục “Tờ khai hải quan” => “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”
3.1 Khai tab “Thông tin chung”
HƯỚNG DẪN KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG ECUS5 – CẦM TAY CHỈ VIỆC
Chúng ta sẽ khai lần lượt từng tab từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Những mục mà chúng tôi không nhắc đến thì các bạn để trống không cần nhập.
Đầu tiên là “Mã loại hình”.
Các bạn cần tra cứu chính xác Mã loại hình tùy theo các bạn nhập khẩu hàng về với mục đích gì (kinh doanh, phi mậu dịch, gia công, sxxk…). Bảng mã loại hình xuất nhập khẩu được ban hành theo công văn số 2765/TCHQ-GSQL ngày 01 tháng 4 năm 2015.
Ở đây cụ thể là nhập khẩu hàng kinh doanh tiêu dùng. Nên sẽ là A11 – Nhập kinh doanh tiêu dùng.
“Cơ quan hải quan”: là nơi doanh nghiệp mở tờ khai hải quan. Cụ thể ở đây là cảng Cát Lái, các bạn chọn 02CI – Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KV I.
HƯỚNG DẪN KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG ECUS5 – CẦM TAY CHỈ VIỆC
“Phân loại cá nhân/tổ chức”: tùy vào hình thức mua bán giữa cá nhân hay doanh nghiệp để lựa chọn cho phù hợp. Thông thường sẽ là mua bán giữa 2 doanh nghiệp với nhau, nên các bạn chọn: 4 – Hàng hóa từ tổ chức để tổ chức.
“Mã bộ phận xử lý tờ khai”: nhập khẩu thì bạn chọn 01, xuất khẩu chọn 02. Ở đây là hàng nhập khẩu nên các bạn chọn 01.
“Mã hiệu phương thức vận chuyển”
- 1 : Đường không (hàng air)
- 2 : Đường biển (container) : Đối với hàng nguyên container
- 3 : Đường biển (không container): Đối với hàng lẻ LCL nhập kho CFS
- Các trường hợp còn lại cũng tương tự tùy vào phương thức vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp mà lựa chọn cho phù hợp.
HƯỚNG DẪN KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG ECUS5 – CẦM TAY CHỈ VIỆC
Thông tin “Người nhập khẩu”: sẽ tự động có sẵn theo thông tin doanh nghiệp các bạn đã nhập từ đầu.
Thông tin “Người xuất khẩu”: các bạn nhập thông tin có dấu * Tên, Địa chỉ người xuất khẩu, Seller dựa trên Hợp đồng (Sales Contract) và Hóa đơn thương mại (Invoice)
HƯỚNG DẪN KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ BẰNG ECUS5 – CẦM TAY CHỈ VIỆC
Thông tin “Vận đơn”
- Nếu nhập khẩu bằng đường biển (Sea) thì các bạn phải tick vào ô “Khai báo số định danh theo đề án quản lý giám sát Hải quan tự động tại Cảng biển”. Còn nếu bằng đường hàng không (Air) thì không cần tick vào.
Trường hợp này là hàng Sea nên các bạn hãy tick vào.
- Các bạn điền tiếp tục “Số vận đơn” (Số Bill), “Ngày vận đơn” theo đúng như trên vận đơn.
*Lưu ý: Sau khi các bạn nhập xong hết tất cả các thông tin rồi bấm “Ghi”, mục “Số vận đơn” sẽ tự động đổi thành “Ngày vận đơn(viết tắt: ddmmyy) + Số vận đơn”
VD: Số vận đơn: ABCD
Ngày vận đơn: 12/07/2020
Số vận đơn sẽ thành: 120720ABCD.
- “Số lượng kiện”, “Tổng trọng lượng hàng (Gross)”: các bạn nhập thông tin chính xác theo như trên vận đơn.
- “Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến”: là mã địa điểm hàng nhập về. Tùy vào từng khu vực lưu giữ hàng hóa sẽ có mỗi mã khác nhau. Các bạn nên tra cứu cho chính xác rồi hãy truyền tờ khai.
Trường hợp này là về cảng Cát Lái hàng nguyên container nên các bạn sẽ chọn mã là: 02CIS01 – TONG CTY TAN CANG SG.
- “Phương tiện vận chuyển”: là tên tàu và số chuyến của tàu cập cảng Cát Lái. Căn cứ vào chứng từ vận tải: vận đơn (B/L), or thông báo hàng đến.
- “Ngày hàng đến”: ngày tàu cập cảng (dựa vào thông báo hàng đến or thông tin tra cứu trên eport: https://eport.saigonnewport.com.vn/ContainerInformation)
- “Địa điểm dỡ hàng”: là thông tin cảng đến. Trường hợp này là: VNCLI – CANG CAT LAI (HCM)
- “Địa điểm xếp hàng”: là thông tin cảng đi.
- “Số lượng container”: là số lượng container nhập về. Ở đây là 1 container nên nhập “1”.